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Zeitplanung und Zeitmanagement können effiziente Mittel sein, um seine Aufgaben zu meistern. Dennoch hinken diese Instrumente immer der Wirklichkeit hinterher, wenn wir die falschen oder unwichtigen Dinge tun. Sie sind eben nur effizient (leistungsfähig) aber nicht immer effektiv (wirkungsvoll).
Damit wir uns nicht nur abstrampeln in dem Bemühen, alle unsere selbst gesteckten oder von außen an uns herangetragenen Aufgaben zu erfüllen, ist es sinnvoll, vorher zu entscheiden, ob wir diese neue Aufgabe überhaupt ausführen wollen.
Es kommt ja nicht nur darauf an, dass wir möglichst viel tun, sondern darauf, die Dinge zu tun, die uns wichtig sind.
Mir ging es vor einigen Jahren so, das ich einfach fasziniert war von den Möglichkeiten, die mir mein Pocket-PC in Sachen Aufgabenverwaltung und Terminplanung eröffnete. Ich bin ein ausgesprochener Technikfreak. Jede Kleinigkeit, die mir einfiel, schrieb ich also in die ToDo-Liste eines höchst übersichtlichen Programms. Schließlich umfasste diese Liste der Aufgaben, die ich noch nicht erledigt hatte, 165 Punkte.
An dieser Stelle wurde mir klar, dass es so nicht weitergehen kann. Es war ein Berg an Tätigkeiten, der über die Jahre angewachsen war und sich nicht abtragen ließ. Nach und nach (und unter Qualen) löschte ich alle Aufgaben aus dieser Liste, von denen ich wusste, dass ich sie ohnehin nie erledigen würde. Sie waren entweder unwichtig oder ich hatte sie nur übernommen, weil ich nicht nein sagen konnte. Als ich die Marke 100 unterschritt, fing die Sache an, mir Spaß zu machen. Inzwischen pendelt der Füllstand meines Aufgaben-Silos 40 Punkten. Das ist zwar nicht wenig, aber auszuhalten.
Jetzt halte ich es so, dass ich erst abschätze, was ich bewältigen kann, bevor ich mir etwas “auf den Teller” lege oder legen lasse. Freilich klappt das nicht immer und gelegentlich muss ich meine Liste wieder etwas zurecht stutzen. Im großen und ganzen funktioniert das recht gut.
Ausschlag gebend sind die Überlegungen, ob die Aufgabe
in meinen Möglichkeiten liegt,
ob ich die Zeit dafür habe,
ob sie meinen Zielen und Werten entspricht (darüber mehr an anderer Stelle) und
welchen Aufwand sie nach sich ziehen könnte.
Die Erkenntnis, dass wir nicht über jeden Stock springen müssen, der uns hingehalten wird, kann befreiend sein. Wir müssen nicht jedes Ausstellungsangebot annehmen, nicht jede Arbeit ausführen und nicht jeder Bitte entsprechen, die an uns herangetragen wird.