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Serie Projektmanagement (Teil 2)

Eine einfache und leicht zu nutzende Technik, ein Projekt zu planen (und für viele andere Arten von strukturierten Übersichten), ist die Verwendung von Mindmaps.

Das Thema der Mindmap steht in der Regel in der Blattmitte. Von dort werden Äste für jeden weiteren Oberbegriff eingezeichnet. Jeder weitere Begriff bekommt einen Zweig an entsprechenden Ast. So entsteht ein verzweigtes Gebilde, das bei jeder neuen Übersicht anders aussieht. Eine Mindmap ist wie eine verschachtelte Liste oder ein Index, nur in die Fläche übertragen.

Das schöne daran ist, dass ständig etwas eingefügt und ergänzt werden kann, ohne dass die Übersicht über das Ganze verloren geht. In linearen Gliederungen ist das nur möglich, wenn man unter jedem Hauptpunkt genügend Platz für Ergänzungen lässt. Dabei können sich solche Gliederungen über mehrere Seiten erstrecken. Auch wenn sie zunächst etwas chaotisch anmutet, ist die Mindmap besser zu überblicken, als eine Gliederung in Listenform.

Ich habe mir z.B. für die Vorplanung von Ausstellungen, insbesondere bei Teambesprechungen, angewöhnt, die Mindmap mit einer linearen Liste für den Zeitplan zu kombinieren (siehe Grafik).
Das hat den Vorteil, dass die nicht zeitabhängigen Informationen wie Ansprechpartner, Daten über Orte und allgemeine Aufgaben im verzweigten, assoziativen Bereich stehen und beliebig ergänzt werden können. Die Aufgaben und Meilensteine, die in einen zeitlichen Rahmen eingeordnet werden müssen, sind in der Zeitleiste besser aufgehoben, denn es ist wichtig, dass bestimmte Termine eingehalten werden müssen, um das Projekt sauber über die Bühne zu bringen. Gegebenenfalls können von einzelnen Punkten in der Zeitleiste Hinweispfeile zu Zweigen in der eigentlichen Mindmap zeigen.

Planung für die Ausstellung von Petra Förster bei KunstWerk

Um Mindmaps in einem handhabbaren Rahmen zu halten, werden für jeden Zweig nur einzelne Stichwörter oder kurze Begriffe verwendet, die lediglich klar genug sein müssen, damit die Autorin / der Autor später damit noch etwas anfangen kann. Auch eine deutliche Schrift erhöht die Übersichtlichkeit. Es lohnt sich, sich hier Mühe zu geben, damit die Mindmap nicht doch noch im Chaos endet.

Wer lieber am Rechner plant, kann auf Mindmapping-Programme zurück greifen. Für einfache bis mittlere Planungen reicht zum Beispiel die kostenlose OpenSource-Software FreeMind aus (siehe Grafik). Sehr ausgereift, mit 355 Euro aber auch etwas teurer, ist Mindmanager von Mindjet. Dafür bietet es umfangreiche Funktionen und Schnittstellen bzw. Verknüpfungen zu Microsoft Office-Programmen sowie Hyperlinks und ist grafisch ansprechender. Für das gemeinsame Arbeiten über größere Entfernungen gibt es Online-Services für Mindmapping wie MindMeister.

Planung Workshops für Firmen mit FreeMind

Der große Vorteil von Mindmapping-Programmen ist, dass die Themen und Ideen erst einmal völlig unstrukturiert aufgeschrieben und später umsortiert und korrigiert werden können. Nur mit Stift und Papier versehen muss man sich vorher klar machen, wie die Struktur der Map aussehen soll, sonst entsteht doch eher ein Chaos als eine Übersicht. Das braucht etwas Übung, ist aber nach einigen Versuchen gut zu meistern.

Der Vorteil der Offline-Variante ist die Ungebundenheit. Man kann sich beispielsweise an einen schönen und inspirierenden Ort setzen und ohne Ablenkung am Thema arbeiten – und alles ohne Akku oder Kabel. Bei einer Besprechung in der Gruppe ist es oft auch nicht angebracht, hinter einen Notebook zu verschwinden. Und schließlich können die handgeschöpften Ideenkarten noch mit individuellen Bildchen versehen werden, wie viele sie ohnehin beim Nachdenken auf einen Zettel skribbeln würden. Eine solche Map bleibt besser in der Erinnerung verankert und muss vielleicht nur noch selten oder gar nicht mehr konsultiert werden, um sich die Notizen ins Gedächtnis zurück zu holen.

Mindmaps sind wirklich vielseitig und können für Projektplanungen, Telefonnotizen, Checklisten, Präsentationen, Buchvorlagen, Regieübersichten, Seminarabläufe und vieles mehr verwendet werden.

Der kleine Tagesplan
An Tagen, die besonders voll sind und an denen es darauf ankommt, verschiedenste Termine einzuhalten, habe ich für mich eine Tagesmap entwickelt, die ebenfalls einen Ablaufplan mit einer ToDo-Liste kombiniert (siehe Grafik). Auf einen Zettel in Postkartengröße geschrieben, passt die Mindmap einmal gefaltet in die Hemdtasche und ist so schnell bei der Hand und übersichtlicher als ein Kalender oder auch ein PDA bzw. ein Smartphone.

Beispiel Tages-Mindmap (fiktiv)

Literatur
… gibt es eine ganze Menge
Einfach in eine Suchmaschine “mindmap literatur” eingeben und weitersehen.

Links

FreeMind 8.1 (Open Source, kostenlos)
http://freemind.sourceforge.net/
Deutsche Version:
http://www.chip.de/downloads/FreeMind_30513656.html

XMind 3.1 (Open Source, etwas eingeschränkte Version kostenlos, ProVersion 49 US-Dollar pro Jahr)
http://www.xmind.net/
Deutsche Version:
http://www.chip.de/downloads/XMind_34360761.html

MindManager 8 von Mindjet (ca. 350 Euro, 30-Tage-Testversion kostenlos)
http://www.mindjet.com/index.html?lang=de

Creative MindMap 4 von Data Becker (ca. 20 Euro)
http://www.databecker.de

MindMeister Online-Mindmaps (sehr eingeschränkte Version kostenlos, Vollversion 18 / 59 / 75 / 108 US-Dollar pro Jahr)
http://www.mindmeister.com/de/home

Liste weiterer Online-Mindmapping-Programme
http://www.tim-bormann.de/mind-map-kostenlos-erstellen/

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Projekte ohne Fehlstart beginnen
http://www.kunstwerk-online.de/blog/2010/02/24/projekte-ohne-fehlstart.html

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Autor: Rainer Scheer